Das Ende des Einwurfeinschreibens: Arbeitgeber müssen umdenken

Lange Zeit galt das Einwurfeinschreiben als das zwar nicht perfektes, aber doch zumindest pragmatisches „Werkzeug“ für Personalabteilungen, um Kündigungen oder sonstige Dokumente rechtssicher zuzustellen (z.B. Abmahnungen, BEM-Einladungen, Erklärungen zur Urlaubskürzung gem. § 17 BEEG). Ein perfektes Beweismittel war das Einwurf-Einschreiben hierbei nie. So bedeutete es schon immer „nur“ den Anscheinsbeweis des Zugangs, bot also die Möglichkeit, dass der Arbeitnehmer den „nicht-Zugang“ noch hätte nachweisen können. Zudem genügte es nicht allein den Einlieferungsbeleg und die Online-Abfrage über den Zugang vorzulegen. Auch der – ggf. digital reproduzierte – Auslieferungsbeleg musste schon immer beschafft und im Zweifel vorgelegt werden.

Trotz dieser Makel war das Einwurf-Einschreiben über viele Jahre „gut genug“.

Doch damit ist nun endgültig Schluss. In einer neuen Entscheidung hat das Bundesarbeitsgericht (BAG) am 07.05.2026 (Az. 2 AZR 184/25) klargestellt, dass das Einwurfeinschreiben keinen beweissicheren Zugangsnachweis mehr darstellt, für kritische Sendungen also bestenfalls als Notnagel gelten muss.

Die Historie: Vom Aufkleber zum digitalen Scan

Begründet wird dies mit der technischen Entwicklung. Vor rund zehn Jahren bejahte der Bundesgerichtshof (BGH) noch einen sogenannten Anscheinsbeweis für den Zugang, sofern Einlieferungsbeleg und Auslieferungsbeleg vorlagen. Damals nutzte die Deutsche Post das sogenannte „Peel-off-Verfahren“. Der Zusteller musste im Rahmen der Zustellung vor dem Einwurf ein Etikett von der Sendung abziehen und auf einen Beleg kleben, den er unterschrieb. Dies galt als hinreichend sicher dokumentiert.

Inzwischen hat die Post aber auf einen rein digitalen Scanprozess umgestellt. Der Zusteller scannt lediglich einen Strichcode, wobei Datum und Zustellbezirk automatisch erfasst werden. Das Problem dabei: Der erzeugte Beleg enthält weder die genaue Empfängeradresse noch die Uhrzeit der Zustellung. Zudem ist das Abscannen technisch auch möglich, während der Zusteller noch andere Briefe in der Hand hält, was die Gefahr eines Fehlwurfs deutlich erhöht. Das Gericht sieht darin keinen ausreichend standardisierten Ablauf mehr, der einen Anscheinsbeweis rechtfertigen würde. Es hat somit die Entscheidungsbegründung des LAG Hamburg im weitesten Sinne übernommen (vgl. LAG HH, Az. 4 SLa 26/24).

Das Urteil des BAG:

Im konkreten Fall vor dem BAG ging es tatsächlich nicht um den Zugang einer Kündigung, sondern um den Zugang einer BEM-Einladung. Der Arbeitgeber hatte den Mitarbeiter per Einwurfeinschreiben zu einem Betrieblichen Eingliederungsmanagement (BEM) eingeladen. Der Mitarbeiter bestritt jedoch, die Einladung erhalten zu haben. Da die Einladung zum BEM eine zwingende Voraussetzung für eine wirksame krankheitsbedingte Kündigung ist, scheiterte der gesamte Prozess – vom Arbeitsgericht über das LAG Hamburg bis zum BAG – am fehlenden Zugangsnachweis.

Empfehlung für die Praxis

Für alle empfangsbedürftigen Willenserklärungen – von der Kündigung über Abmahnungen bis hin zu BEM-Einladungen – ist das Einwurfeinschreiben ab sofort als ungeeignet anzusehen. Auch das Übergabe-Einschreiben ist keine Lösung: Trifft der Zusteller niemanden an, wird der Brief nur zur Abholung hinterlegt und gilt rechtlich gerade nicht als zugegangen.

Unsere Empfehlung: Zustellung persönlich oder per Bote

Um das Risiko unwirksamer Zustellungen zu vermeiden, sollten Unternehmen ihre Zustellpraxis umgehend anpassen:

1. Persönliche Übergabe: Der sicherste Weg ist die Übergabe direkt im Betrieb. Lassen Sie sich den Empfang auf einer Kopie quittieren und ziehen Sie idealerweise einen Zeugen hinzu (Achtung: Organe, wie Geschäftsführer der GmbH, können keine Zeugen sein!).
2. Zustellung durch Boten: Ist eine persönliche Übergabe nicht möglich, ist die Zustellung per Bote (oder Kurier) die Methode der Wahl. Dabei sollte der Bote den Inhalt des Schreibens kennen und dokumentieren, wie und wann er den Brief (ggf. unter Zeugen) in den Briefkasten eingeworfen hat. Empfehlenswert sind Fotobeweise vom Einwurf oder eine lückenlose Dokumentation der gesamten Kette von der Kuvertierung bis zur Zustellung.
3. Gerichtsvollzieher: Denkbar ist schließlich die Zustellung per Gerichtsvollzieher. Diese Variante ist für die Praxis aber häufig kaum brauchbar, da der Zeitpunkt der Zustellung dem Arbeitgeber aus der Hand genommen wird. Wann der Gerichtsvollzieher tatsächlich zustellt, ist nicht steuerbar. Der Arbeitgeber hat kein Weisungsrecht und kann den Vorgang nicht beschleunigen. Somit sollte der Gerichtsvollzieher nur zum Einsatz kommen, wenn genug Zeit zur Verfügung steht, was leider gerade im Arbeitsrecht selten der Fall ist.

Zwar ist dieser Aufwand für Unternehmen bzw. deren Personalabteilungen deutlich höher, doch ist er weitaus günstiger als ein verlorener Kündigungsschutzprozess aufgrund eines Formfehlers.