Der Trend zur Digitalisierung hat längst auch die Personalabteilungen erreicht. Mit dem Inkrafttreten des Bürokratieentlastungsgesetzes (BEG) zum 1. Januar 2025 wurden wesentliche Erleichterungen für Unternehmen geschaffen, die den papierlosen Arbeitsalltag fördern. Doch trotz der positiven Entwicklungen gibt es wichtige Ausnahmen, die Personalverantwortliche im Blick behalten sollten.
Wichtige Änderungen durch das Bürokratieentlastungsgesetz
Das BEG 2025 hat das Ziel, administrative Prozesse zu vereinfachen und die Digitalisierung voranzutreiben. Für Personalabteilungen bedeutet dies insbesondere:
Erleichterung der elektronischen Dokumentation: Viele Nachweispflichten können nun durch elektronische Dokumente erfüllt werden. Arbeitsverträge und Arbeitszeugnisse können in vielen Fällen digital erstellt, unterschrieben und archiviert werden.
Digitale Unterschrift anerkannt: In den meisten Fällen genügt nun die Textform. Dies reduziert den Bedarf an physischen Originaldokumenten erheblich. Arbeitsverträge können somit in den meisten Fällen etwa auch per einfacher digitaler Signatur (beispielsweise per Docusign) unterschrieben und vollständig digital abgelegt werden. Arbeitszeugnisse dürfen, nach Zustimmung durch die Arbeitnehmer, nun ebenfalls elektronisch ausgestellt, versandt und archiviert werden, ohne dass eine qualifizierte elektronische Signatur notwendig ist.
Achtung: Schriftformerfordernis bleibt für bestimmte Dokumente bestehen
Trotz der neuen Freiheiten gilt es wichtige Ausnahmen zu beachten:
Alte Arbeitsverträge: Arbeitsverträge, die vor dem 1. Januar 2025 geschlossen wurden, müssen weiterhin im Original aufbewahrt werden. Der Grund dafür liegt in der damaligen gesetzlichen Regelung, wonach Befristungen auf das Erreichen der Regelaltersgrenze, der Schriftform bedurften. Zum Nachweis, dass der damalige Vertrag schriftlich abgeschlossen wurde, muss der Vertrag in Original aufbewahrt werden. Durch die alleinige digitale Ablage kann der Nachweis über die Einhaltung der Schriftform nicht geführt werden.
Befristete Arbeitsverträge, Kündigungen und Aufhebungsverträge: Unabhängig vom Datum ihres Abschlusses müssen befristete Arbeitsverträge sowie Kündigungen und Aufhebungsverträge auch weiterhin der Schriftform genügen. Dies bedeutet, dass sie im Original unterschrieben und aufbewahrt werden müssen.
Fazit
Die papierlose Personalabteilung ist mit dem BEG 2025 ein großes Stück näher gerückt. Unternehmen profitieren von weniger Bürokratie, schnelleren Prozessen und mehr Flexibilität. Dennoch erfordert der Umgang mit älteren Verträgen sowie mit befristeten Arbeitsverträgen und Kündigungen besondere Sorgfalt. Personalabteilungen sollten ihre Dokumentationsprozesse überprüfen und sicherstellen, dass relevante Altverträge sowie schriftformerforderliche Dokumente ordnungsgemäß im Original archiviert bleiben.
